Microsip Contabilidad: Generación de pólizas desde CFDI usando plantillas

¡Hola Explorador! 🧭

En este podcast te enseñaré a generar pólizas desde CFDI usando plantillas en Microsip Contabilidad.

¡Empecemos!

Esta funcionalidad es de gran ayuda cuando las pólizas se capturan manualmente en el módulo de Contabilidad. Permite generarlas a partir de uno o varios CFDI por medio de plantillas de pólizas creadas previamente, Se puede indicar las cuentas contables de los asientos, los importes de los mismos, el tipo de póliza y su descripción. Obteniendo así pólizas personalizadas.

Las plantillas pueden crearse para los siguientes tipos de operaciones:

  • Cobros de contado a clientes

  • Devolución de compras pagadas

  • Devolución de compras sin pagar

  • Devolución de ventas pagadas

  • Devolución de ventas sin pagar

  • Pago de contado a proveedores

  • Provisión de compras o gastos

  • Provisión de ventas

  • Reposición de caja chica

Para crear las plantillas:

  1. Entra a la carpeta de “Terceros”

  2. Registra la información contable de los clientes y proveedores con quienes la empresa intercambia comprobantes CFDI de los cuales se desee generar las pólizas de dichos comprobantes

  3. Da clic en “Nuevo”

  4. Escribe el nombre del tercero

  5. En “Tipo” selecciona si el tercero es un proveedor nacional o extranjero

  6. Indica el RFC incluyendo la homoclave

  7. El botón “Verificar RFC” valida ante el SAT que el RFC indicado es correcto

  8. Identifica si el tercero es un proveedor o cliente

    1. Si el tercero es un proveedor en la pestaña indica las cuentas contables de la cuenta por pagar y de la compra o gasto, únicamente cuando se manejan cuentas contables específicas por proveedor También se indica el tipo de póliza con la cual se van a generar las pólizas de provisión para las compras o gastos. Opcionalmente captura una descripción general para las pólizas

    2. Si es un cliente en la pestaña debes indicar las cuentas contables de la cuenta por cobrar y de las ventas, únicamente cuando se manejan cuentas contables específicas por cliente. También indica el tipo de póliza con la cual se van a generar las pólizas de provisión para las ventas. Opcionalmente captura una descripción general para las pólizas

Si la información está correcta guarda y cierra

  1. Si el tercero es proveedor y cliente se permite activar y configurar estas dos opciones

    1. En las preferencias de la empresa dentro de la pestaña “Pólizas de CFDI” define las cuentas contables para las cuentas por pagar y compras/gastos de los proveedores

    2. Las cuentas por cobrar y ventas para los clientes, únicamente cuando la cuenta contable es la misma para todos los proveedores y clientes

Ya definida la configuración necesaria verás cómo diseñar y crear plantillas personalizadas

  • En el menú lateral de catálogos se localiza la carpeta “Plantillas de pólizas desde CFDI”

  • Da clic en “Nuevo” para crear una plantilla

  • Hay un asistente de plantillas para la creación y si deseas utilizarlo da clic en “Sí”

Puedes habilitar la opción de proponer el uso del asistente para nuevas plantillas.

  1. Indica la información general, en el video se creó una plantilla nueva, donde se creó una para la provisión de ventas a clientes

  2. Captura el nombre de la plantilla de pólizas desde CFDI para identificarla

  3. En “Operación a registrar” selecciona “Provisión de ventas”

  4. Indica el “Tipo de póliza” que tendrán las pólizas generadas con la plantilla

  5. Una vez definidos estos datos da clic en “Siguiente”

  6. Define las cuentas contables para los asientos de la póliza. La cuenta contable que se define para la cuenta por cobrar del cliente será la definida en el catálogo de terceros

  7. Para la cuenta de las ventas selecciona la declarada en las preferencias de la empresa por ser una cuenta general para todas las ventas

  8. Indica la cuenta contable que deseas utilizar para el IVA trasladado por cobrar

  9. Si todos los datos están correctos da clic en “Finalizar” y la plantilla se habrá creado

  10. Da clic en “Guardar” para agregarla al catálogo de plantillas

Ahora te explicaré cómo crear una póliza de provisión de ventas a partir de una plantilla

  • Desde la carpeta “Comprobantes fiscales” selecciona los CFDI de naturaleza emitidos y de tipo ingreso que vas a provisionar

  • La opción “Generar póliza desde CFDI” se localiza en la barra de herramientas o desde el menú contextual dando clic derecho sobre los CFDI

  • En el visor de la generación de pólizas se desglosan los comprobantes fiscales seleccionados y muestra columnas que indican si el CFDI ya está incluido en alguna póliza de tipo fiscal “diario”, “egreso” o “ingreso”

  • Se permite agregar comprobantes indicando su folio interno o su folio fiscal UUID

  • En caso de haber olvidado seleccionarlo desde un inicio, da clic en “Agregar comprobante” también puedes eliminar uno o varios de los comprobantes

  • Selecciónalos desde el visor y da clic en “Eliminar comprobante”

  • En la sección de pólizas indica la plantilla a utilizar en el proceso

  • Selecciona si se va a generar una póliza por cada CFDI o una sola póliza con la información de todos los CFDI

  • Indica la carpeta de pólizas aplicadas o pólizas pendientes donde van a registrarse las pólizas generadas por el proceso

  • Da clic en “Finalizar” y al terminar el proceso el sistema informará el total de pólizas generadas

  • Las pólizas ya se encuentran creadas en la carpeta de pólizas aplicadas.

También es posible registrar plantillas sin el asistente, para este ejemplo seguiremos el caso en el video: Crear una plantilla nueva para provisionar el gasto por renta de oficina

  • Da clic en “Nuevo”

  • Cuando aparezca el mensaje “¿Desea abrir el asistente para plantilla de póliza desde CFDI?” selecciona “No”

  • Captura el nombre de la plantilla de pólizas desde CDFI para identificarlo en el sistema

  • En “Tipo de CFDI” selecciona “Ingresos”

  • En “Naturaleza de CFDI” selecciona “Recibidos (compras/gastos)”

  • En “Tipo de póliza” indica el tipo que tendrán las pólizas generadas con la plantilla

  • Opcionalmente captura una descripción para la póliza

  • Una vez definida la información general hay que indicar las cuentas contables para los asientos de la póliza

  • En el campo “Cuenta” debes definir el tipo de cuenta contable para cada asiento de la plantilla

  • La cuenta que seleccionarás para la cuenta por pagar será la definida al proveedor en el catálogo de terceros (por eso que el número de cuenta se deshabilita)

  • La referencia y la descripción son datos opcionales. Se puede capturar una referencia fija o bien utilizar la función (fx) para indicar una variable

    Para especificar una función (fx)

    1. Da clic en “Buscar variable”

    2. Selecciona “Serie y folio del comprobante”

    3. Da clic en “Agregar” y en “Aceptar”

  • En el campo “Debe” agrega la variable total del comprobante

  • El siguiente asiento es para indicar el gasto de la renta y el tipo de cuenta a seleccionar es “Cuenta fija”

  • Indica un número de cuenta contable

  • En el campo “Haber” agrega la variable “Subtotal del comprobante (Suma de los conceptos antes de descuentos e impuestos)”

  • En los asientos de los impuestos el tipo de cuenta a seleccionar será el de “Cuenta fija”

  • Para el asiento del IVA acreditable al seleccionar qué es una cuenta fija se habilita el número de cuenta para indicar la cuenta contable deseada. Si conoces el número de cuenta la capturas o bien puedes buscarla con la tecla F4

  • En el campo “Haber” por medio de la función selecciona la variable “IVA trasladado de la tasa indicada”

  • Indica la cuenta contable para el asiento de la retención de IVA

  • En el campo “Debe” por medio de la función selecciona la variable “IVA retenido en la tasa indicada”

  • Para el asiento de la retención de ISR indica su cuenta contable

  • En el campo “Debe” por medio de la función selecciona la variable “Total del ISR retenido del comprobante”

  • Para finalizar con esta plantilla (creada manualmente) da clic en “Guardar y cerrar”

  • De ser necesario las plantillas pueden ser modificadas para agregar, eliminar o modificar los asientos

Ahora te diré como crear la póliza de CFDI por el gasto de renta de oficina

  • Selecciona el comprobante fiscal deseado

  • Da clic en el icono “Generar pólizas desde el CFDI” de la barra de herramientas

  • En plantilla selecciona “Provisión de renta”

  • En “Generar póliza” selecciona “Póliza por CFDI”

  • La carpeta donde se va a registrar las pólizas generadas es “Pólizas aplicadas”

  • Da clic en “Finalizar”

Si se detecta que alguno de los RFC de los comprobantes seleccionados no se encuentran registrados como terceros es posible darlos de alta durante este proceso

  • En el botón “Detalles” puedes ver el listado de los RFC y el nombre

  • Da clic en “Sí” para comenzar con el registro

  • Automáticamente asigna el nombre, el tipo y el RFC

  • Indica que el tercero se identificará como proveedor

  • Captura la cuenta contable de la cuenta por pagar del proveedor

  • De ser necesario, captura la cuenta contable de compras/gastos

  • Igual el tipo de póliza para la provisión del gasto y opcionalmente una descripción

  • Si manejas información para la DIOT debes indicar el “Tipo de operación” y el “Impuesto” que el proveedor aplica regularmente en sus operaciones

  • Si la información está correcta da clic en “Terminar”

  • Al guardar la información del tercero el proceso de creación de pólizas a partir de plantillas continuará

  • Al finalizar informará el número de pólizas que fueron creadas

  • La póliza de renta se creó de acuerdo a las especificaciones de la plantilla

  • Es posible crear plantillas de pagos a proveedores únicamente cuando las facturas fueron pagadas de contado (son de tipo ingreso) y el método de pago es PUE (pago en una sola exhibición) por lo que no es posible generar pólizas desde el CFDI a partir de un comprobante de tipo pago

Para crear esta plantilla se usará el asistente

  • Captura el nombre de la plantilla para identificarlo en el sistema

  • En “Operación a registrar” selecciona “Pago a proveedor” e indica el “Tipo de póliza” que tendrán las pólizas generadas con la plantilla

  • Una vez definidos estos datos da clic en “Siguiente”

  • Define las cuentas contables para los asientos de la póliza

  • Selecciona la “Cuenta bancaria del retiro”

  • La cuenta contable que vas a definir para la cuenta por pagar del proveedor será la definida en el catálogo de terceros

  • Captura la cuenta contable del IVA acreditable por pagar

  • Indica la cuenta contable que deseas utilizar para el IVA acreditado pagado

  • Si todos los datos están correctos da clic en “Finalizar”

  • Si la información está correcta da clic en “Guardar” para agregarla al catálogo de plantillas

Ahora utiliza esta plantilla para crear una póliza por pagos de contado a proveedores

  • En la carpeta “Comprobantes fiscales” selecciona los CFDI de naturaleza recibidos, tipo ingreso y método de pago PUE

  • Recuerda que la opción “Generar pólizas desde CFDI” se localiza en la barra de herramientas o desde el menú contextual dando clic en el botón derecho sobre los CFDI

  • En el visor de la generación de pólizas se desglosan los comprobantes fiscales seleccionados y muestra columnas que indican si el CFDI ya está incluido en alguna póliza de tipo fiscal diario, egreso o ingreso

  • En la sección de pólizas indica la plantilla a utilizar en el proceso. Para este caso se genera una póliza concentrada con la información de todos los CFDI seleccionados

  • Indica la carpeta de pólizas aplicadas o pólizas pendientes donde va a registrarse la póliza generada

  • Captura la fecha que tendrá la póliza generada desde los CFDI

  • Para la información bancaria se asigna la cuenta bancaria indicada en la plantilla

  • Selecciona el concepto del movimiento bancario (solo está disponible si se maneja integración con el módulo de Bancos)

  • Da clic en “Siguiente” para indicar la información bancaria fiscal

  • Selecciona el método de pago

  • Captura la referencia y fecha de aplicación

  • Da clic en “Finalizar”

  • Al terminar el proceso se mostrará la póliza generada

  • Si está correcta la guardas

  • La póliza ya se encuentra creada en la carpeta de pólizas aplicadas

También es posible crear una plantilla para la reposición de caja chica

  • Indica el nombre de la plantilla

  • En “Operación a registrar” selecciona la opción “Reposición de caja chica”

  • En “Tipo de póliza” debe ser una de “Egresos”

  • Da clic en “Siguiente”

  • Define las cuentas contables para los asientos de la plantilla

  • Selecciona la “Cuenta bancaria del retiro”

  • La cuenta contable que vas a definir para la cuenta por pagar del proveedor será la definida en el catálogo de terceros

  • Indica la cuenta contable que deseas utilizar para el IVA acreditable pagado

  • Si deseas incluir una cuenta de gastos sin CFDI activa la opción

  • Activa la opción “Incluir cuenta de caja chica”

  • Si todos los datos están correctos da clic en “Finalizar”

  • Si la información está correcta da clic en “Guardar” para agregarla al catálogo de plantillas

Ahora utilizarás esta plantilla para crear una póliza de reposición de caja chica

  • En la carpeta Comprobantes fiscales selecciona los CFDI de naturaleza recibidos y de tipo ingreso

  • Da clic en el icono “Generar pólizas desde CFDI” (localizado en la barra de herramientas)

  • En la sección de pólizas indica la plantilla a utilizar en el proceso. Para este caso se genera una póliza concentrada con la información de todos los CFDI seleccionados

  • Indica la carpeta de pólizas aplicadas o pólizas pendientes donde va a registrarse la póliza generada

  • Captura la fecha que tendrá la póliza generada desde los CFDI

  • Para la información bancaria se asigna la cuenta bancaria indicada en la plantilla

  • Selecciona el concepto del movimiento bancario (este dato está disponible solo si se maneja integración con el módulo de Bancos)

  • Da clic en “Siguiente” para indicar la información bancaria fiscal

  • Selecciona el método de pago

  • Indica el beneficiario

  • Captura la referencia y fecha de aplicación

  • Da clic en “Finalizar”

  • Al terminar el proceso se mostrará la póliza generada

  • Si está correcta la guardas

  • Como puedes ver la póliza ya se encuentra creada en la carpeta de pólizas aplicada

  • Revisa una plantilla ya creada para las devoluciones de ventas sin pagar

  • El tipo de CFDI y debe ser de egresos y de naturaleza CFDI emitidos

  • ¡Eso es todo!

¡Espero que con lo que aprendiste en este podcast te permita hacer más eficientes tus procesos contables!

Si tienes duda recuerda contactar a tu Partner o escribirnos en los comentarios

-Max 🐰