¡Hola, exploradores! 🧭
Hoy les traigo una nuevo video SOS explicando la herramienta que facilitará mucho la gestión de gastos: ¡la Caja Chica!
Si alguna vez han tenido que llevar el control de pequeños gastos operativos, esta funcionalidad será su mejor aliado. ¡Vamos a ver cómo configurarla y usarla de manera sencilla!
Configuración inicial de la Caja Chica
Primero, ve a los catálogos y selecciona Cajas Chicas. ¡Es hora de configurarla!
Le das un nombre a la caja chica y asigna una serie (un identificador de hasta tres caracteres) y el consecutivo, que define desde qué número comenzarán a contar las aperturas.
Establece el importe inicial, que es el fondo con el que arrancamos. El límite se ajustará automáticamente con ese mismo importe, pero si necesitas cambiarlo, puedes hacerlo sin problemas.
Ahora, asigna a los responsables:
Responsable de operación: quien registrará los gastos.
Responsable de autorización: quien verificará que todo esté en orden.
Si tienes integración con Bancos, selecciona la cuenta contable de esta caja chica. Si no, ¡no pasa nada! Este paso no es necesario.
Guardas y ¡listo! Ahora se habilitará el botón Generar cheque.
Generación del cheque inicial
Da clic en Generar cheque y selecciona la cuenta bancaria de la cual se emitirá el cheque.
Elige la fecha de aplicación y el beneficiario.
El sistema generará el cheque inicial y la primera apertura de la caja chica. Podremos ver el cheque en la sección de Retiros. ¡Perfecto para empezar!
Registrar gastos y comprobarlos
Para registrar un gasto, ve a Documentos > Aperturas de cajas chicas. Aquí verás la primera apertura generada. Al abrirla, encontraras tres pestañas:
General: información básica como el estatus, responsables, cheque relacionado, etc.
Resumen de totales: muestra el fondo inicial, gastos por comprobar, gastos comprobados y el saldo restante.
Gastos por comprobar: aquí puedes registrar el gasto añadiendo la fecha, el nombre de quien lo recibió, el importe, y una breve descripción.
Después de registrar el gasto, puedes imprimir un vale para tener el formato en físico o guardarlo digitalmente.
Comprobación de gastos
¡Ahora vamos a comprobar esos gastos!
Ya sea de forma:
Forma manual: selecciona el gasto, da clic en Comprobar manual, y llena los datos como el folio del comprobante no fiscal y el proveedor.
De forma automática con CFDI: da clic en Comprobar por CFDI, selecciona el archivo XML o lo buscas en el repositorio, y el sistema lo relacionará automáticamente con el gasto.
Aprobar y reponer la caja chica
Cuando ya no haya más gastos por comprobar, el responsable de autorización debe aprobar la caja chica. Para ello, solo da clic en Aprobar, y el sistema cambiará el estatus a Cerrada.
Ahora, el responsable puede hacer clic en Reponer caja. Se generará automáticamente un cheque de reposición y la siguiente apertura de la caja chica.
Finalmente, ve a la pestaña Retiros y verás el nuevo cheque con su póliza contable. ¡Todo listo para empezar el ciclo de nuevo!
Con esta nueva funcionalidad, controlar los pequeños gastos será mucho más fácil y organizado. ¡Recuerda que ahora puedes registrar, comprobar, aprobar y reponer la caja chica de manera rápida y eficiente!
¡Nos vemos en la próximo video! 👋
Recuerda Contacta a tu Partner Microsip si tienes más dudas
-Max 🐰